Overordnede retningslinjer for leverandørstyring

Retningslinjene nedenfor er et utdrag av KBNs overordnede retningslinjer for leverandørstyring.

1. Formål

Formålet med retningslinjene er å sikre at

• innkjøp fremmer effektiv bruk av bankens ressurser
• varer og tjenester som kjøpes er av den kvalitet og sikkerhet som er tilpasset varens eller tjenestens omfang og betydning for KBN
• KBN opptrer ansvarlig og med integritet ved kjøp, oppfølging av tjenesteleveranser og avslutning av leverandørforhold
• risiko med opphav hos leverandører er innenfor appetitt for operasjonell risiko, og at risikoen vurderes regelmessig

2. Virkeområde

Retningslinjene gjelder for alle kjøp KBN foretar, bortsett fra kjøp av finansielle instrumenter

3. Prinsipper for kjøp

Konkurranse
Kjøp skal som hovedregel baseres på konkurranse. Det betyr at administrasjonen skal innhente reelle og sammenlignbare tilbud fra et rimelig antall leverandører. Hva som er et rimelig antall, avhenger av det aktuelle kjøpet.

Likebehandling og forutsigbarhet
Aktuelle leverandører skal få like muligheter til å konkurrere om å få kontrakt med KBN.

Administrasjonen skal legge til rette for forutsigbarhet for leverandørene som deltar i prosessen. Dette innebærer f.eks. at tildelinger skal være basert på objektive kriterier som så langt det er praktisk mulig er definert på forhånd. KBN vil dermed aktivt motarbeide forskjellsbehandling i innkjøpsprosesser.

KBN skal unngå å opptre opportunistisk for å oppnå en kortsiktig gevinst i en innkjøpsprosess.

KBN har et omdømme som en profesjonell, pålitelig og langsiktig samarbeidspartner. Prinsippet om likebehandling og forutsigbarhet er viktig for å beskytte KBNs omdømme.

Avtalevilkår
Kjøp skal skje på avtalevilkår som sikrer at formålet med kjøpet blir oppfylt. Jurisdiksjon og lovvalg er særlig viktig i avtaler som regulerer behandling av personopplysninger, konfidensielle opplysninger, tjenester som skal utkontrakteres, kjøp av IT-tjenester, innleieoppdrag eller bruk av underleverandører.

Etterprøvbarhet
Innkjøpsprosessen skal dokumenteres for å legge til rette for god økonomistyring og kontrakts- og leverandøroppfølgning. I praksis betyr det at innkjøpsprosesser skal gjennomføres skriftlig. Relevante aktører kan da kontrollere at rutinene er fulgt. Ved en eventuell reklamasjon eller tvist vil skriftlighet bidra til å belyse faktum.

Sikkerhet
Ved IT-kjøp (maskinvare, programvare eller IT-tjenester) skal KBN sikkerhetsvurdere tjenesten og leverandøren før avtaleinngåelsen.

Habilitet
Det foreligger en interessekonflikt dersom en person som opptrer på vegne av KBN anses å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i et innkjøp, jf. også KBNs etiske retningslinjer.

Hvis det foreligger en interessekonflikt for en person som opptrer på vegne av KBN, skal denne ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av innkjøpet. Personer som er involvert i KBNs innkjøpsprosesser skal løpende vurdere egen habilitet.

Bærekraft
Innkjøpsprosesser skal bidra til å fremme KBNs mål om bærekraftig forretningsdrift i henhold til overordnet retningslinje for bærekraft. Det innebærer at kjøp i minst mulig grad skal påvirke miljøet negativt og at klimavennlige løsninger skal velges der det er relevant. Kjøpet skal fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, likestilling, mangfold, etikk og sosiale forhold. KBN skal ikke benytte leverandører som er involvert i korrupsjon eller hvitvasking. Kjøpet skal gjennomføres på en måte som sikrer KBN rimelig oversikt over leverandørers og underleverandørers bruk av underleverandører, og at KBNs bærekraftsmål fremmes i hele leverandørkjeden.

Forholdsmessighet
Innkjøpsprosessen skal gjennomføres på en måte som står i rimelig forhold til anskaffelsens art, verdi og risiko.

De andre prinsippene skal derfor praktiseres forholdsmessig. Dette innebærer at de kan fravikes med henvisning til forholdsmessighet, forutsatt at beslutningen dokumenteres. Eksempelvis kan prinsippet om konkurranse fravikes hvis det ikke finnes konkurranse på det aktuelle markedet og innkjøperen forklarer dette i et notat.

Administrerende direktør kan spesifisere den forholdsmessige tilnærmingen basert på beløp eller typen kjøp i de utfyllende retningslinjene

4. Ikrafttreden

Disse retningslinjene trer i kraft fra vedtakelsesdato.