Hopp til hovedinnhold

Overordnede innkjøpsretningslinjer

Vedtatt av styret 24.10.2019

1. Formål og omfang

Formålet med disse retningslinjene er å fastsette prinsipper for å sikre at KBN opptrer ansvarlig og med integritet ved gjennomføring av innkjøpsprosesser og at innkjøp i KBN fremmer effektiv bruk av bankens ressurser innenfor gjeldende regelverk og i tråd med bankens risikoappetitt.

2. Virkeområde

Retningslinjene gjelder for alle innkjøp KBN foretar, bortsett fra kjøp av finansielle instrumenter. Retningslinjene gjelder ikke for ansettelsesavtaler eller innkjøp som er unntatt i medhold av andre retningslinjer. Alle som gjør innkjøp på vegne av KBN, herunder ansatte, vikarer, innleide konsulenter og oppdragstakere, skal overholde disse retningslinjene.

3. Roller og ansvar

Styret: Fastsetter overordnede retningslinjer for innkjøp.

Administrerende direktør: Fastsetter utfyllende retningslinjer for innkjøp innenfor rammen av styrets overordnede retningslinjer. Sørger for at det plasseres innkjøpsfullmakter og fastsettes operasjonaliserte rutiner.

4. Styrende prinsipper

4.1 Innledning 

Alle innkjøpsprosesser i KBN skal gjennomføres i tråd med de styrende prinsipper fastsatt i disse retningslinjene. Prinsippene skal bidra til å realisere formålet med retningslinjene og gjelder i utgangspunktet uavhengig av verdien på innkjøpet, hensyntatt forholdsmessighetsprinsippet. Innholdet i og rekkevidden av de styrende prinsippene operasjonaliseres i utfyllende retningslinjer og administrative rutiner for gjennomføring av innkjøp.  

4.2 Prinsippene

Konkurranse
Innkjøp skal som hovedregel være basert på konkurranse så langt det er praktisk mulig. Prinsippet innebærer at endelig avtale som hovedregel ikke skal inngås før det foreligger reelle, sammenlignbare tilbud fra et rimelig antall leverandører.

Likebehandling og forutberegnelighet
Aktuelle leverandører skal gis mulighet til å konkurrere på lik linje i KBNs anskaffelsesprosesser og KBNs anskaffelsesprosesser skal ivareta hensynet til forutsigbarhet for leverandørene. Prinsippet innebærer bl.a. at tildelinger bør være basert på objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som så langt som mulig er forhåndsdefinerte.

Praktisk tillempning av prinsippet skal være basert på en konkret forretningsmessig avveining, men det presiseres for ordens skyld at KBN som hovedregel ser seg forretningsmessig mest tjent med å ivareta sitt omdømme som en profesjonell, pålitelig og langsiktig samarbeidspartner, og derfor ønsker å unngå å opptre opportunistisk i innkjøpsprosesser for å oppnå kortsiktig gevinst.

Etterprøvbarhet
Innkjøpsprosessen skal dokumenteres slik at det legges til rette for god økonomistyring og kontraktsoppfølgning, herunder at det foreligger nødvendig juridisk dokumentasjon i tilfelle tvist,

og slik at det kan føres kontroll med at interne rutiner følges.

Forholdsmessighet
Innkjøp skal gjennomføres på en måte som står i et rimelig forhold til art, verdi og risiko. De andre styrende prinsippene skal praktiseres under hensyn til forholdsmessighetsprinsippet. Dersom styrende prinsipper fravikes basert på en forholdsmessighetsvurdering så forutsettes det at beslutningen dokumenteres og at vurderingen fremgår.

Habilitet
Inhabile skal ikke delta i innkjøpsprosesser i KBN. Personer med rolle i KBNs innkjøpsprosesser skal løpende vurdere egen habilitet, og skal avstå fra videre deltakelse i prosessen dersom det foreligger interessekonflikt, f.eks. dersom anskaffelsen kan innebære fordeler eller ulemper for seg selv eller sine nærstående, eller dersom det foreligger andre særegne forhold som kan være egnet til å svekke tilliten til sin habilitet.

Samfunnsansvar
Innkjøpsprosesser skal innrettes slik at de bidrar til å fremme miljømessige, samfunnsmessige og styringsmessige mål (ESG). Det innebærer at innkjøp skal bidra til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger der det er relevant. Innkjøp skal fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, likestilling og mangfold, etikk og sosiale forhold. KBN skal ikke benytte leverandører som er involvert i korrupsjon eller hvitvasking. Innkjøp skal gjennomføres på en måte som sikrer KBN rimelig oversikt over leverandørers og underleverandørers bruk av underleverandører, og at KBNs ESG-mål fremmes også i leverandørkjeden.

5. Ikrafttreden

Disse retningslinjene trer i kraft fra vedtakelsesdato.