Etiske retningslinjer

1. Formål

Kommunalbanken (KBN) skal kjennetegnes av tillit, og virksomheten skal bygge på en høy etisk standard. Disse retningslinjene setter standarden for hvordan ansatte skal opptre på jobb, i omgang med kollegaer og overfor tredjeparter på vegne av KBN.

2. Virkeområde

Retningslinjene gjelder for KBNs styremedlemmer, fast og midlertidig ansatte, innleide konsulenter og andre som opptrer på vegne av KBN, heretter omtalt som «ansatte», med mindre annet er spesifisert.

Administrerende direktør beslutter nærmere regler om virkeområdet av disse retningslinjene for innleide konsulenter og andre som opptrer på vegne av KBN.

Den som er ansvarlig for relasjonen skal melde fra til HR om eksterne som skal etterleve disse retningslinjene.

3. Grunnleggende prinsipper

• Ansatte skal følge gjeldende regelverk og KBNs styrende dokumenter.
• Ansatte skal utvise høy etisk standard og opptre etterrettelig i sitt arbeid for KBN. KBN forventer at de ansatte hjelper hverandre med å følge lover og regler og varsler om kritikkverdige forhold.
• Ansatte skal være kjent med KBNs atferdsregler. KBN skal gi opplæring om reglene til ansatte minst årlig. Hvert år skal alle ansatte bekrefte skriftlig til compliance at de er kjent med reglene.
• Ledere skal være gode rollemodeller. De skal gjennom ord og handling fremme etterlevelse og ansvarlig forretningsdrift. De skal videre bidra til å skape et miljø for åpenhet rundt spørsmål om etikk og arbeidsmiljø.
• Ledere skal sørge for at ansatte gjør seg kjent med de etiske retningslinjene og andre interne regler. Videre skal ledere bidra til at ansatte gjennomfører nødvendig opplæring, slik at de aktivt kan etterleve retningslinjene.
• Brudd kan i ytterste konsekvens føre til arbeidsrettslige, erstatningsrettslige eller strafferettslige reaksjoner.

4. Bærekraftig drift og utvikling

Åpenhetsloven pålegger KBN å jobbe aktivt for å motarbeide brudd på menneskerettigheter og å legge til rette for anstendige arbeidsforhold. Ansatte i KBN skal medvirke til en bærekraftig samfunnsutvikling og langsiktig verdiskaping gjennom ansvarlig forretningsdrift.

5. Forhold til kunder

Ansatte skal møte og behandle KBNs kunder på en profesjonell måte. Dette er viktig for å bygge og bevare tillit og omdømme. Kundebehandlingen skal kjennetegnes av respekt, høy integritet og transparens. Tilbakemeldinger fra kunder skal tas på alvor og behandles etter egne rutiner.

6. Sikre verdier

KBN besitter verdier¹ som ved tap eller uønsket endring har høyt eller svært høyt skadepotensiale. Ansatte skal bidra til å sikre KBNs verdier og må derfor være kjent med og etterleve reglene som skal beskytte KBNs verdier.

7. Konfidensialitet og personvern

Ansatte har taushetsplikt. Ansatte skal være kjent med og følge regler for håndtering informasjon. Ansatte skal utvise nødvendig aktsomhet i håndtering av informasjon og har et selvstendig ansvar for å vurdere om spredning skal begrenses. Det gjelder både internt og eksternt. Med mindre annet er avtalt, gjelder taushetsplikten også etter at ansettelsesforholdet har opphørt.

Ulovlig spredning og misbruk av innsideinformasjon er straffbart. Ansatte skal være kjent med reglene for håndtering av innsideinformasjon.

Alle personer som KBN har opplysninger om skal kunne stole på at deres informasjon er trygg. Ansatte skal kjenne til hvordan personopplysninger skal behandles.

8. Kommunikasjon

Kommunikasjon fra KBN skal være etterrettelig og korrekt.

KBNs virksomhet forutsetter informasjons- og datautveksling både internt og eksternt. Denne skal skje i samsvar med gjeldende regler og for informasjonshåndtering.

Ansatte skal forholde seg til regler for hvem som uttaler seg eksternt på vegne av KBN. Ansatte skal utvise aktsomhet ved ytringer i det offentlige rom, også på sosiale medier.

9. Egenhandel

Ansatte kan handle i finansielle instrumenter for egen regning innenfor rammene av gjeldende retningslinjer.

10. Økonomisk kriminalitet

KBN skal ikke bli utnyttet til, eller bidra til økonomisk kriminalitet. Gjennom god etterlevelse, og ved å utvise god forretningsskikk i egne handlinger og i møte med eksterne, skal KBN bidra til å forebygge økonomisk kriminalitet. Alle ansatte skal varsle om mistenkelige forhold.

10.1. Hvitvasking, terrorfinansiering og sanksjonsregler

KBN skal aktivt motarbeide å bli brukt i hvitvasking og terrorfinansiering. KBN skal innrette seg etter relevante sanksjonsregler. Alle ansatte skal derfor kjenne sine plikter som angitt i regelverk og styrende dokumenter. Mistenkelige forhold skal snarest mulig meldes til KBNs hvitvaskingsansvarlig.

10.2. Korrupsjon

Korrupsjon er forbudt. Forbudet gjelder både for den som gir eller tilbyr en utilbørlig fordel, og for den som ber om, mottar eller aksepterer en slik fordel. Det er tilstrekkelig at en forespørsel eller et tilbud om en utilbørlig fordel blir fremsatt for at handlingen kan være ulovlig.

Ansatte skal hverken ta imot, etterspørre eller gi en utilbørlig fordel. Dette gjelder også dersom fordelen tilfaller KBN, andre personer eller foretak.

Disse retningslinjene er ikke til hinder for at ansatte kan gi eller motta gaver av ubetydelig verdi, eller moderat gjestfrihet og representasjon som er forretningsmessig begrunnet. Gaver som mottas med verdi over 500 kroner skal meldes til HR, og tilfaller KBN.

10.3. Skatteatferd

Det er viktig for tilliten til KBN at regnskapsføring, skatterapportering og betaling av skatt er korrekt.

KBN skal kunne innrette seg etter skatteregelverket, men avstå fra omgåelse.

KBN skal videre opptre åpent med hensyn til skatt og regnskap. KBNs skattepolicy skal være tilgjengelig på selskapets nettsider.

10.4. Konkurranse

Konkurranseloven slår fast at KBN ikke kan utnytte sin markedsmakt eller ta del i konkurransebegrensende avtaler, som prissamarbeid, markedsdeling eller samarbeide med konkurrenter i anbudsprosesser.

For å bidra til at KBN har tillit, skal ansatte derfor utvise høy grad av aktsomhet. Informasjon som kan være konkurransesensitiv behandles i henhold til gjeldende retningslinjer.

11. Interessekonflikter

En interessekonflikt kan oppstå dersom det ikke er sammenfall mellom den ansattes personlige interesser og KBNs interesser, eller når den ansatte må anses å ha fremtredende personlige eller økonomiske særinteresser i en sak. Interessekonflikt foreligger også når en person har interesser som kan påvirke objektiviteten eller upartiskheten i en gitt situasjon. Det avgjørende er at beslutninger eller handlinger ikke skal påvirkes av uvedkommende forhold.

• Ansatte i KBN skal ikke delta i behandling eller avgjørelse av spørsmål som har særlig betydning for den ansatte selv eller noen nærstående, slik at vedkommende må anses å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken.
• Ansatte skal heller ikke delta i behandling eller avgjørelse av saker hvor det foreligger andre særlige forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommende og KBN.

KBN skal ha en etablert praksis for identifisering av interessekonflikter. Interessekonflikter skal håndteres så langt det er mulig.

Den ansatte har et selvstendig ansvar for å vurdere om det foreligger en interessekonflikt, og skal melde fra til nærmeste leder. Der det er tvil, kan den ansatte drøfte med eller få vurdert av sin nærmeste leder om det foreligger en interessekonflikt. Dersom noen ber om en slik vurdering, skal den dokumenteres. Alle avgjørelser legges frem for administrerende direktør.

Administrerende direktørs habilitet vurderes og avgjøres av styret. Administrerende direktørs styreverv eller biarbeid skal godkjennes av styret.

Dersom det kan være tvil om et styremedlems habilitet avgjøres spørsmålet av styret uten at det aktuelle styremedlem er til stede.

11.1. Annen næringsvirksomhet, biarbeid og verv

Ansatte kan ikke drive annen næringsvirksomhet, ta lønnet biarbeid eller ha styreverv i andre selskaper uten skriftlig godkjenning av administrerende direktør. Forbudet gjelder ikke KBNs eksterne styremedlemmer.

Så lenge det ikke foreligger interessekonflikt kan ansatte ha verv i sameier, lag eller foreninger, mv. uten nærmere godkjenning. Administrerende direktør kan beslutte nærmere regler for ansattes verv. Ansattes verv, lønnet biarbeid og annen næringsvirksomhet skal registreres hos HR etter interne rutiner.

12. Arbeidsmiljø

KBN skal ivareta et godt og helsefremmende fysisk, psykisk og sosialt arbeidsmiljø. Ansatte skal gjennom handling og atferd utvise respekt for kolleger og andre personer KBN samhandler med.

KBN aksepterer ikke mobbing eller trakassering av noe slag, herunder uønsket seksuell oppmerksomhet eller fiendtlige eller nedverdigende ytringer eller atferd.

KBN verdsetter og skal bidra til mangfold. KBN aksepterer ikke diskriminering eller trakasserende atferd på grunn av f.eks. kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, alder eller andre vesentlige forhold ved en person.

Ingen skal være påvirket av alkohol eller andre rusmidler mens de utfører arbeid for KBN. I sosiale sammenhenger og under arrangementer utenfor arbeidstiden kan det serveres alkohol. I slike sammenhenger skal ansatte utvise moderasjon.

Ansatte skal melde fra om trakasserende eller diskriminerende atferd eller ruspåvirkning i strid med disse retningslinjene.

13. Varsling

KBN etterstreber et ytringsklima der ansatte kan varsle uten å risikere noen form for gjengjeldelse.

Ansatte skal si fra om forhold som ikke er akseptable. KBN behandler varsler i tråd med gjeldende lover og regler, og ansatte skal gjøre seg kjent med KBNs rutiner. Det er ikke formkrav til varslet og det kan gjøres anonymt. KBN har en intern varslingskanal med forhåndsetablerte rutiner og en ekstern varslingskanal.

Ansatte bør være åpne om personlige forhold som i vesentlig grad kan påvirke deres arbeidsutførelse eller sette dem i en sårbar situasjon som andre kan utnytte.

14. Etterlevelse

De etiske standardene som følger av disse retningslinjene skal testes og vurderes regelmessig, minst hvert 3. år.

15. Fullmakt

Administrerende direktør kan fastsette utfyllende retningslinjer innenfor rammen av de etiske retningslinjene.

16. Ikrafttredelse

Disse retningslinjene trer i kraft umiddelbart.

¹ Dette omfatter informasjon, IT-systemer og utstyr, tilgang til elektroniske tjenester, kontorlokaler og inventar.