Etiske retningslinjer

1. Formål

KBN skal ivareta sin rolle og sitt samfunnsansvar gjennom å opptre i samsvar med god forretningsskikk, bransjenormer og gjeldende lover og regler. Disse retningslinjene setter den etiske standarden som ansatte skal utvise i sitt arbeid og i omgangen med kolleger og eksterne, herunder kunder, investorer, markedsaktører, leverandører og andre interessenter.

2. Omfang

De etiske retningslinjene gjelder for styremedlemmer, fast og midlertidig ansatte, og andre eksterne som på vegne av KBN, heretter omtalt «ansatte», med mindre annet er spesifisert i enkelte bestemmelser.

3. Etterlevelse

Ansatte skal etterleve gjeldende lover og regler. Dette gjelder både eksterne og interne regler, herunder lover, forskrifter, retningslinjer, instrukser og rutiner. Brudd på gjeldende lover og regler aksepteres ikke og håndteres etter egne rutiner, og kan i ytterste konsekvens føre til arbeidsrettslige, strafferettslige og erstatningsrettslige reaksjoner.

4. Generelle prinsipper

Ansatte skal utvise høy etisk standard i sitt arbeid for KBN. Ansatte skal opptre etterrettelig og i tråd med de etiske retningslinjene og det forventes at ansatte bistår hverandre med å følge lover og regler og varsler om kritikkverdige forhold.

KBNs ledere skal være gode rollemodeller som gjennom ord og handling fremmer etterlevelse av lover og regler og ansvarlig forretningsdrift. KBNs ledere skal videre bidra til å skape et miljø for åpenhet om spørsmål og beskjeder vedrørende etiske problemstillinger. KBNs ledere skal sørge for at ansatte er kjent med KBNs etiske retningslinjer og øvrige interne regler.

KBNs ledere skal sørge for at ansatte forstår hvilke forpliktelser som følger av de etiske retningslinjene og øvrige regler som regulerer atferd (atferdsreglene), at ansatte har et aktivt forhold til etterlevelse og gjennomfører nødvendige opplæringsaktiviteter.

Ansatte har et selvstendig ansvar for å gjøre seg kjent med KBNs atferdsregler og skal årlig bekrefte dette til Compliance.

5. Samfunnsansvar

KBN skal medvirke til bærekraftig samfunnsutvikling og langsiktig verdiskaping gjennom ansvarlig forretningsdrift som ivaretar miljømessige og sosiale forhold.

6. Forhold til kunder

KBN skal møte og behandle kundene våre på en god og forsvarlig måte. Dette er viktig for å bygge og bevare tillit og omdømme. KBNs kundebehandling skal kjennetegnes av respekt for kundene, høy integritet og transparens. Tilbakemeldinger fra kunder skal tas på alvor og behandles etter egne rutiner

7. Verdier

KBN besitter verdier (informasjon, IT-systemer og utstyr, tilgang til elektroniske tjenester og kontorlokaler) som ved tap eller uønsket endring har høyt eller svært høyt skadepotensiale. Ansatte har et ansvar for å bidra til å sikre KBNs verdier. Ansatte skal være kjent med og etterleve regler og rutiner for å beskytte verdiene.

8. Informasjon og kommunikasjon

Ekstern informasjon fra KBN skal være etterrettelig og korrekt. Kunder, investorer, markedsaktører, leverandører, ansatte og eier skal samtidig kunne stole på at vi beskytter informasjon og ivaretar taushetsplikten.

KBNs virksomhet fordrer informasjons- og datautveksling internt og eksternt. Utvekslingen skjer muntlig, skriftlig og elektronisk. Ansatte skal kjenne til og følge regler og rutiner for håndtering av ulik informasjon.

Ansatte er bundet av sin taushetserklæring. Pliktene som følger av denne gjelder både eksternt og internt, også etter at ansettelsesforholdet har opphørt, med mindre annet er avtalt.

Ansatte skal utvise nødvendig aktsomhet i håndtering av informasjon og har et selvstendig ansvar for å vurdere om den er av en karakter som tilsier at spredning skal begrenses.

Ansatte skal være kjent med reglene for håndtering av innsideinformasjon og vite at misbruk av innsideinformasjon er straffbart.

Ansatte skal være kjent med hvem i KBN som uttaler seg til media eller i offentligheten på vegne av KBN.

Ansatte skal utvise høy bevissthet ved private ytringer i det offentlige rom og på sosiale medier slik at taushetsplikten ivaretas og ytringene ikke kan misbrukes til tap eller forringelse av KBNs verdier eller omdømme.

9. Egenhandel

Ansatte har adgang til å handle i finansielle instrumenter for egen regning, og plikter å gjennomføre slik handel innenfor de til enhver tid gjeldende retningslinjene.

10. Økonomisk kriminalitet

KBN skal ikke bli utnyttet eller bidra til økonomisk kriminalitet. KBN skal gjennom god forretningsskikk, i egne handlinger og i møte med eksterne, forhindre økonomisk kriminalitet, herunder bedrageri, korrupsjon, hvitvasking og terrorfinansiering. Alle ansatte har en selvstendig plikt til å si fra om kritikkverdige forhold relatert til økonomisk kriminalitet. 

Hvitvasking og terrorfinansiering 
KBN skal aktivt forebygge å bli brukt i hvitvasking eller bidra til terrorfinansiering. Alle ansatte skal kjenne sine plikter iht. lover og regler, herunder interne retningslinjer og melde mistenkelige forhold til KBNs hvitvaskingsansvarlig. 

Korrupsjon
Korrupsjon er forbudt, og gjelder både for den som gir eller tilbyr en urettmessig fordel, og for den som ber om, mottar eller aksepterer en slik fordel. Det er tilstrekkelig at en forespørsel eller et tilbud om en urettmessig fordel blir fremsatt for at handlingen skal være ulovlig.

Ansatte skal hverken ta imot, etterspørre eller gi en urettmessig fordel. Dette gjelder også dersom fordelen tilfaller KBN, andre personer eller foretak.

Retningslinjene er ikke til hinder for at ansatte kan motta eller gi gaver av ubetydelig verdi, eller moderat gjestfrihet og representasjon som er forretningsmessig begrunnet. Gaver som mottas skal meldes iht. interne rutiner.

Skatteadferd 
KBN skal avstå fra aggressiv skatteplanlegging eller skattestrukturering.
KBN skal betale korrekt skatt til rett tid der verdiene skapes og i samsvar med lokal skattelovgivning.

Konkurranse
KBN skal ikke misbruke markedsmakt og skal ikke delta i prissamarbeid, fordele markedet mellom konkurrenter eller samarbeide med konkurrenter i anbudsprosesser.

11. Interessekonflikter

En interessekonflikt oppstår når det ikke er sammenfall mellom ansattes personlige interesser og KBNs interesser, samt når den ansatte anses å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i en sak.

En interessekonflikt kan også oppstå mellom krav og forventninger fra myndigheter, kundenes interesser, KBNs forretningsmessige mål og eiers forventninger.

Ansatte i KBN skal ikke delta i behandling eller avgjørelse av følgende typer saker:
• saker som er av betydning for vedkommende selv eller ektefelle, samboer, barn, foreldre eller andre nærstående personer.
• saker som er av betydning for selskap, organisasjon eller offentlig organ der vedkommende eller nærstående helt eller delvis er eier, medlem av styrende organ eller har ledende stilling.
• saker hvor det foreligger andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet.

Den ansatte har selv ansvaret for å vurdere om det foreligger en interessekonflikt, og skal melde fra til sin leder om det.

Den ansatte, kan, der det er tvil, drøfte habilitet med nærmeste leder eller administrerende direktør. Når noen ber om det, skal spørsmål om habilitet forelegges administrerende direktør. Administrerende direktør fatter beslutning om habilitet i begge tilfeller.

Ansatte kan ikke inngå avtale om lønnet biarbeid, eller styreverv i andre selskaper uten skriftlig godkjenning av
administrerende direktør. Såfremt det ikke foreligger interessekonflikt tillates verv i sameier, lag eller foreninger,
mv. og uten nærmere godkjenning. Ansattes verv og bierverv skal registreres iht. interne rutiner.

Administrerende direktørs habilitet vurderes og avgjøres av styret. Administrerende direktørs styreverv eller biarbeid skal godkjennes av styret.

Dersom det kan være tvil om et styremedlems habilitet avgjøres spørsmålet av styret uten at det aktuelle styremedlem er til stede.

12. Personvern

Alle personer som KBN har opplysninger om skal kunne stole på at vi ivaretar deres personvern.

Ansatte skal kjenne til hvordan personopplysninger skal behandles i samsvar med gjeldende lover og regler.

13. Arbeidsmiljø

KBN skal ivareta et godt og helsefremmende fysisk, psykisk og sosialt arbeidsmiljø og gjennom handling og adferd utvise respekt for alle mennesker, være seg ansatte eller andre personer KBN samhandler med.

KBN aksepterer ikke mobbing eller trakassering av noe slag, herunder, uønsket seksuell oppmerksomhet og fiendtlige eller nedverdigende ytringer og adferd.

KBN verdsetter og skal bidra til mangfold. KBN aksepterer ikke diskriminering og trakasserende adferd f.eks. på grunn av kjønn, alder, legning, etnisitet eller funksjonsnedsettelse.

Ingen skal være påvirket av alkohol eller andre rusmidler mens de utfører arbeid for KBN. I sosiale sammenhenger og under arrangementer utenfor arbeidstiden kan det serveres alkohol. I denne sammenheng skal ansatte utvise moderasjon.

Ansatte skal melde fra om trakasserende og diskriminerende adferd eller ruspåvirkning ifm. sitt arbeid eller oppdrag for KBN.

14. Varsling

KBN etterstreber et ytringsklima der ansatte kan si ifra uten å risikere noen form for sanksjon eller negativ reaksjon.

Ansatte har rett, men også plikt, til å si ifra om forhold som ikke er akseptable. KBN behandler varsler i tråd med gjeldende lover og regler og ansatte skal gjøre seg kjent med KBNs rutiner. Det er ikke formkrav til varslet og det kan gjøres anonymt. KBN har en intern varslingskanal med forhåndsetablerte rutiner, og en ekstern
varslingskanal.

Ansatte oppfordres til åpenhet om personlige forhold som i vesentlig grad kan påvirke deres arbeidsutførelse eller der en kan komme i en sårbar situasjon som andre kan utnytte.

15. Fullmakt

Administrerende direktør har fullmakt til å fastsette utfyllende retningslinjer innenfor rammen av de etiske retningslinjene.

16. Ikrafttredelse

Disse retningslinjene trer i kraft umiddelbart.