Åpenhetsloven

Innledning

Denne redegjørelsen beskriver hvordan Kommunalbanken AS (KBN) jobber med aktsomhetsvurderinger, tiltak og oppfølging av avdekket risiko. Redegjørelsen dekker perioden for regnskapsåret 2023.

KBN utfører aktsomhetsvurderinger i henhold til lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold av 1. juli 2022 (åpenhetsloven).

Om KBN

KBN er et kredittforetak, definert som systemviktig av norske myndigheter, med hovedoppgave å tilby lån til norske kommuner og fylkeskommuner. Lånene brukes til å finansiere en rekke ulike velferdsinvesteringer, for eksempel, skoler, barnehager, sykehjem, vann og avløp. KBN er heleid av den norske stat ved Kommunal- og distriktsdepartmentet. Staten begrunner sitt eierskap i Kommunalbanken med å tilby stabil, langsiktig og effektiv finansiering til kommunesektoren. Statens mål som eier er høyest mulig avkastning over tid innenfor bærekraftige rammer. KBN har om lag 90 ansatte og kontorer sentralt i Oslo.

For å lese mer om vår virksomhet og organisering, se vår årsrapport for 2023 som er publisert på Finansielle rapporter - KBN.

Styrende dokumenter

Styrende dokumenter fastsetter hvordan vi skal arbeide med bærekraft og etterleve våre forpliktelser. Våre overordnede retningslinjer for bærekraft er vedtatt av styret og dermed på det øverste nivået av styrende dokumenter. Retningslinjene fastslår at bærekraft skal være en integrert del av KBNs kjernevirksomhet, strategiprosess og virksomhetsplan. KBN skal arbeide aktivt, målrettet og planmessig med bærekraft. Bærekraftig forretningsdrift er definert som forretningsdrift som balanserer økonomiske, sosiale og miljømessige forhold, som bidrar til å fremme respekt for klima og miljø, grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, ivaretar mangfold, likestilling, ikke-diskriminering og etikk samt forebygger korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet både i egen forretningsvirksomhet og hos leverandører og forretningspartnere.

De overordnede retningslinjene for bærekraft fastsetter at KBN regelmessig skal gjennomføre risikobaserte aktsomhetsvurderinger for å kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen forretningsvirksomhet, og blant leverandører og forretningspartnere. Retningslinjene er vedtatt av styret.

Bærekraftig forretningsdrift gjennomsyrer KBNs styrende dokumenter. I våre etiske retningslinjer, som setter den etiske standarden som ansatte skal utvise i sitt arbeid og i omgangen med kolleger og eksterne, er det fastsatt at KBN skal medvirke til bærekraftig samfunnsutvikling og langsiktig verdiskapning gjennom ansvarlig forretningsdrift som ivaretar miljømessige, sosiale og styringsmessige forhold. Våre overordnede retningslinjer for innkjøp fastsetter at innkjøpsprosesser skal innrettes slik at de bidrar til å fremme KBNs mål om bærekraftig forretningsdrift. Dette innebærer at innkjøp skal bidra til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger der det er relevant. Innkjøp skal fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, likestilling, mangfold, etikk og sosiale forhold. Innkjøp skal gjennomføres på en måte som sikrer KBN rimelig oversikt over leverandørers og underleverandørers bruk av underleverandører og at KBNs bærekraftsmål fremmes også i leverandørkjeden. De overordnede retningslinjene for innkjøp er vedtatt av styret.

Administrerende direktør fastsetter utfyllende retningslinjer innenfor rammen av styrets overordnede retningslinjer. Utfyllende retningslinjer for innkjøp angir nærmere krav til gjennomføring av innkjøp. De utfyllende innkjøpsretningslinjene har ulike krav for ulike innkjøpsnivåer avhengig av estimert verdi på kjøpet. Høyere kjøpsverdi innebærer strengere krav til innkjøpsprosess og dermed også strengere krav til inkludering og ivaretakelse av bærekraft i innkjøpsprosessen. KBNs rutinebeskrivelse for kontrakts- og leverandøroppfølging fastsetter at bærekraft og samfunnsansvar skal være et tema for årlige faste oppfølgingsmøter med leverandører.

KBNs retningslinjer for ansvarlige investeringer (Guidelines for Sustainable Investments) sikrer at ESG faktorer inkluderes i KBNs investeringsbeslutninger. Etter retningslinjen skal det gjennomføres en tredelt vurdering av bærekraftskrav som resulterer i en trafikklys-kategorisering. KBNs kredittstrategi for utlånsvirksomheten og prinsipper for kredittvurdering av låntakere sikrer at ESG kriterier inngår i kredittvurderinger av KBNs kunder.

Varslingskanaler og klagemekanismer

Ansatte kan varsle om kritikkverdige forhold til nærmeste leder eller til compliancefunksjonen. I tilfeller hvor ansatte ikke ønsker å varsle internt, kan det varsles eksternt via KBNs varslingskanal. Varslingskanalen driftes av ekstern leverandør slik at varsling kan skje anonymt.

For eksterne som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold i KBN er det en egen informasjonsside på KBNs hjemmeside. Eksterne kan varsle til compliancefunksjonen i KBN eller benytte KBNs eksterne varslingskanal som driftes av ekstern leverandør.

Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger

Innkjøp og avtaler

I KBN har hver enkelt avdelingsdirektør ansvar for innkjøp og oppfølging av leverandører i sin avdeling. I 2023 kjøpte KBN varer og tjenester for om lag 170 MNOK. De største innkjøpskategoriene er IT-tjenester, konsulenttjenester, bank, pensjons- og forsikringstjenester, tjenester fra finansiell infrastruktur (bank- og depottjenester, clearingtjenester, m.v.), IT-utstyr og revisjonstjenester.

KBN har et sett leverandørforventninger med målsetninger knyttet til miljømessige faktorer, sosiale faktorer og styringsmessige faktorer. Forventningene omfatter blant annet at leverandørene våre har en strategi for og arbeider systematisk for å sikre mangold og likestilling i egen virksomhet, at de ivaretar arbeidstakerrettigheter i egen virksomhet og velger leverandører som gjør det samme og at de kjenner og innhenter nødvendig informasjon om sine leverandører for å vurdere dem, herunder setter ESG-krav til disse og følger opp gjennom sine leverandørkjeder.

Mer om våre leverandørforventninger er tilgjengelig på våre nettsider 

Leverandørforventningene operasjonaliseres gjennom minimumskrav og vurderingskriterier i våre tilbudsforespørsler. KBN har også et sett med kontraktskrav for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som vi benytter i våre avtaler. Kontraktskravene omfatter krav om respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold og er basert på sentrale FN- og ILO konvensjoner.

Kartleggingen av KBNs leverandører og kjøp av tjenester og produkter viser at det kan være iboende risiko for brudd på menneskerettigheter og/eller anstendige arbeidsforhold i produksjonen av IT-utstyret som kjøpes, i hovedsak som følge av lavere etterlevelse av menneskerettigheter og/eller arbeidstakerforhold i de land der utstyret eller deler til utstyret produseres. Dette temaet vil fremover settes på dagsorden i oppfølgingen av KBNs utstyrsleverandører.

Leverandører av kantine- og renholdstjenester og håndverkstjenester kan ha høyere iboende risiko for brudd på anstendige arbeidsforhold. KBN inngår avtaler med velrennomerte selskaper med relevante godkjenninger (f.eks. renholdsleverandører godkjent av Arbeidstilsynet) og følger opp leverandørene mht. arbeids- og lønnsforhold for ansatte og selskapets underleverandører. KBN benytter statens standardavtaler som inkluderer bestemmelser om anstendige arbeidsforhold for leverandørens arbeidstakerei tillegg til egne kontraktskrav om ivaretakelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

IT-konsulenter leies inn utelukkende fra velrennomerte selskaper i Norge og Sverige, der konsulentene er ansatt i konsulentselskapene med ordnede arbeidsforhold i tråd med bestemmelsene i statens standardavtaler. Iboende risiko for brudd på arbeidstaker- og menneskerettigheter vurderes som svært lav.

Leverandøroppfølgingen har ikke avdekket faktiske brudd.

KBN flytter til nye lokaler i august 2024. Flereavtaler med høyere iboende risiko blir som følge av flytteprosessen avsluttet og erstattet med nye avtaler. Det gjelder kantinetjenester, renholdstjenester, kjøp av kontormøbler, kjøp av tekstiler som for eksempel gardiner og kjøp av kontorrekvisita. KBN har derfor hatt særlig fokus på å vurdere potensielle nye leverandører av disse tjenestene og stille krav til leverandørene i form av egnede kvalifikasjonskrav og vurderingskriterier samt sikre at det inkluderes kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden og mekanismer for oppfølging av leverandøren.

Når det gjelder mangfold og likestilling har vi særlig hatt fokus på dette ved kjøp av advokattjenester. Ved etablering av rammeavtaler for advokattjenester ble kriterier knyttet til mangfold- og likestilling aktivt brukt som vurderingskriterier i konkurransen og vi følger nøye opp leverandørene våre på dette temaet i årlige oppfølgingsmøter og også ved gjennomføring av minikonkurranser mellom rammeavtaleleverandørene. KBN har mål om å utvide dette fokuset ved innkjøp av øvrige konsulenttjenester og IT-tjenester hvor temaet er særlig relevant.

Videre arbeid

KBN har i 2023 jobbet med å oppdatere innkjøpsrammeverket. Et viktig tiltak KBN har jobbet med er å skille ut kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden i et eget pdf-dokument slik at innkjøper enklere kan sikre at slike kontraktsvilkår inkluderes i avtalen også i tilfeller hvor avtalen tar utgangspunkt i leverandørens standardvilkår. Et annet viktig tiltak KBN har jobbet med er en sentralisering av KBNs avtalearkiv i Sharepoint. Målet med sentraliseringen av avtalearkivet er at all dokumentasjon i tilknytning til avtalen skal være enkelt tilgjengelig og at varslingsfunksjonalitet og andre tekniske funksjonaliteter vil gjøre det enklere for innkjøper og avtaleeier å følge opp leverandørene sine. Arbeidet forventes ferdigstilt i Q3 2024.

Egne ansatte

KBN legger vekt på at alle ansatte skal ha gode arbeidsforhold. KBN skal ha en inkluderende kultur hvor alle ansatte har like rettigheter og muligheter og møtes med respekt. KBN aksepterer ikke mobbing eller trakassering av noe slag eller diskriminering og trakasserende atferd. Personalhåndboken gir praktisk informasjon knyttet til arbeidsforholdet og beskriver hvordan KBN systematisk arbeider for et forsvarlig arbeidsmiljø.

KBN har et arbeidsmiljøutvalg (AMU) som er et frittstående, besluttende og rådgivende organ som ivaretar samarbeidet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker i KBN. Hovedoppgaven til AMU er å bidra til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Utvalget hadde regelmessige møter i 2023 og gjennomførte risikovurdering av helse, miljø og sikkerhet og vernerunde. Det var ingen registrerte ulykker eller alvorlige skader i arbeidstiden, i forbindelse med reiser til eller fra arbeid eller tjenestereiser. Det ble ikke meldt skader eller ulykker til Arbeidstilsynet. I desember 2023 ble det gjennomført en vernerunde med fokus på blant annet arbeidsmiljø, diskriminering, trakassering eller seksuell trakassering. Resultatet fra vernerunden viste gode resultater. Det har vært gjennomført dilemmatrening for enkelte ansattgrupper med seksuell trakassering, diskriminering og varslingsrutiner som tema.

Les mer om hvordan vi jobber med likestilling og mot diskriminering i vår rapport om aktivitets- og redegjørelsesplikt (likestillingsredegjørelse) i årsrapporten for 2023.

Utlån til kunder

KBN har utviklet en modell for klassifisering av den enkelte kommunes klimarisiko og integrert denne i bankens kredittvurderinger. Denne skal videreutvikles til å omfatte flere typer ESG-risiko og skal inngå som en del av kundedialogen framover.

KBN kartla i 2023 andelen kunder som har på plass rutiner for internkontroll, herunder habilitet, etikk, varslingsmuligheter og vurdering av risiko for økonomisk kriminalitet. Det ble også i kundedialogen og -oppfølgingen stilt spørsmål om kundenes krav til og oppfølging av leverandører ifm. anskaffelser av og gjennomføring av bygg- og anleggsprosjekter. I 2024 skal dette følges opp i kundedialogen med mål om økt bevissthet blant våre kunder.

Motparter og likviditetsstyring

KBN har en strategi for likviditetsporteføljen som også hensyntar ESG-relatert risiko, og har retningslinjer, eksklusjonskriterier og systemer for rutinemessig ESG- og Norm-based research (NBR)-screening av porteføljen. Eksklusjonskriteriene omfatter selskaper innen tobakk, alkohol, cannabis, gambling, pornografi og kontroversielle våpen. NBR involverer undersøkelse av motparters involvering i bekreftede eller påståtte brudd på internasjonale prinsipper og standarder, som menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljøvern. ESG-rating av motparter er en trafikklysevaluering av miljømessige, sosiale og styringsmessige faktorer, hvor motparter som klassifiseres i gul kategori settes til overvåkning, mens de somklassifiseres i rød kategori ekskluderes.

Gjenoppretting og erstatning

Det er ikke avdekket at KBN har forårsaket eller medvirket til brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden, i egen virksomhet eller hos våre forretningspartnere.

Dersom det oppdages at KBN direkte har forårsaket eller medvirket til brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, i vår leverandørkjede eller hos våre forretningspartnere, vil vi iverksette tiltak slik at de ansvarlige for bruddet retter opp forholdet og sørger for kompenserende tiltak.

Kommunikasjon og åpenhet

Vi skal være åpne om de vurderingene som gjøres i vår leverandørkjede og av våre forretningspartnere, og rapportere om tiltak og utfordringer gjennom våre rapporter og henvendelser. For mer informasjon om KBNs arbeid med bærekraft, se årsrapporten for 2023.

KBN har en informasjonskanal på våre hjemmesider hvor enhver kan kontakte KBN for henvendelser angående åpenhetsloven. I 2023 mottok vi to henvendelser om informasjonsforespørsler. Begge henvendelsene ble besvart innenfor lovens frister.

Det følgende er KBNs redegjørelse for arbeidet i 2022 ihht lovens § 5.

Forankring og organisering

I løpet av året ble åpenhetslovens forpliktelser til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger og til å redegjøre for disse inntatt i bankens overordnede retningslinje for bærekraft, vedtatt av KBNs styre. Administrerende direktør er ansvarlig for gjennomføringen av KBNs arbeid med bærekraft. Adm. direktør fastsetter utfyllende retningslinjer for bærekraft, organiseringen av arbeidet og fordeling av ansvar i administrasjonen.

Arbeid i 2022

Gjennom 2022 har det blitt utarbeidet rutiner for den praktiske gjennomføring av aktsomhetsvurdering, hvilken informasjon som skal etterspørres, behov for regelmessig overvåkning, behov for varslingskanaler/rutiner og rutiner for å gjennomføre korrigerende tiltak.

Det er gjennomført aktsomhetsvurderinger av bankens leverandører og forretningsforbindelser. Arbeidet viser at KBN, som et finansforetak med kommunal sektor som kunder, i liten grad har leverandører av produkter og tjenester som utgjør vesentlig risiko for brudd på arbeidstaker- og menneskerettigheter.

KBN har imidlertid iverksatt flere tiltak for å sikre arbeidstaker- og menneskerettigheter i leverandørkjeden. Bankens Overordnede retningslinjer for innkjøp sier blant annet at «Innkjøpsprosesser skal innrettes slik at de bidrar til å fremme KBNs mål om bærekraftig forretningsdrift i henhold til overordnet retningslinje for bærekraft. Det innebærer at innkjøp skal bidra til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger der det er relevant. Innkjøp skal fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, likestilling og mangfold, etikk og sosiale forhold. KBN skal ikke benytte leverandører som er involvert i korrupsjon eller hvitvasking. Innkjøp skal gjennomføres på en måte som sikrer KBN rimelig oversikt over leverandørers og underleverandørers bruk av underleverandører, og at KBNs bærekraftsmål fremmes også i leverandørkjeden.»

I KBNs standard kontraktsvilkår med leverandører er det uttrykt en rekke krav angående arbeidstaker- og menneskerettighterer. Blant annet forplikter våre leverandører seg til å:

• Ivareta sitt samfunnsansvar, herunder knyttet til klima og miljø, mangfold og likestilling og annet sosialt ansvar i eget selskap og hos våre underleverandører og samarbeidspartnere.
• Respektere grunnleggende menneskerettigheter og ivareta anstendige arbeidsforhold.
• Ikke selv eller gjennom mellommenn tilby eller gi noen form for utilbørlig fordel eller tjeneste for å oppnå fordeler eller påvirke offentlig ansatt eller annen tredjepart i sin tjenesteutførelse.
• Jobbe aktivt for å redusere sitt klimafotavtrykk. § Praktisere åpenhet om skattebetaling og andre betalinger til myndigheter i hver jurisdiksjon hvor Leverandøren driver virksomhet.
• Årlig rapportere resultater av sitt arbeid med samfunnsansvar.

Videre har KBN utarbeidet et eget forventningsdokument til alle våre leverandører der vi uttrykker en forventning om at alle aktører som leverer varer og tjenester til KBN arbeider systematisk med bærekraft, og bidrar til å løse samfunnets sosiale, økonomiske og miljømessige utfordringer.

Det er etablert en intern varslingsrutine i KBN for å fange opp og håndtere eventuelle henvendelser for å ivareta informasjonsplikten. Under «Kontakt oss» på bankens nettsider er det oppgitt hvilken epostadresse man skal benytte ved henvendelser om åpenhetsloven. KBN har mottatt to henvendelser i løpet av 2022 som er svart ut i henhold til fristen.