Om åpenhetsloven
Åpenhetsloven skal sikre allmenn tilgang til informasjon om hvordan virksomheter respekterer grunnleggende menneskerettigheter og gode arbeidsforhold.
Kommunalbanken har vært underlagt åpenhetsloven siden den trådte i kraft 1. juli 2022. Det betyr at banken har informasjonsplikt og selv må vurdere sin egen aktsomhet etter Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) sine retningslinjer for flernasjonale selskaper.
Har du spørsmål om åpenhetsloven? Send til oss på post@kbn.com
Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven
Innledning
Åpenhetsloven pålegger større virksomheter å evaluere om grunnleggende menneskerettighe-ter og retten til anstendige arbeidsforhold blir overholdt i sin leverandørkjede. Loven krever en offentliggjøring av evalueringen, i form av en redegjørelse. Kommunalbanken AS (KBN) omfat-tes av loven.
Denne redegjørelsen beskriver KBNs arbeid for å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, hvilken risiko KBN har avdekket for brudd og hvilke tiltak og oppfølging KBN har iverksatt gjennom 2025.
Om KBN
KBN er et kredittforetak med hovedoppgave å tilby lån til norske kommuner, fylkeskommuner og selskaper garantert av disse. Lånene brukes til å finansiere velferdsinvesteringer som f.eks. skoler, barnehager, sykehjem og vann og avløp. Myndighetene anser KBN som systemviktig.
KBN er heleid av staten ved Kommunal- og distriktsdepartementet. Staten eier KBN for å kun-ne tilby stabil, langsiktig og effektiv finansiering til kommunesektoren. Statens mål som eier er høyest mulig avkastning over tid innenfor bærekraftige rammer. Selskapet har om lag 100 an-satte, kontor sentralt i Oslo og ingen datterselskaper eller filialer.
Nettsidene til KBN inneholder mer informasjon om virksomheten og organiseringen.
Styrende dokumenter
De styrende dokumentene i KBN regulerer selskapets arbeid for å etterleve forpliktelser fast-satt i offentlig regelverk. Dokumentene er vedtatt av styret og administrerende direktør.
Retningslinjene for bærekraft slår fast at KBN skal arbeide aktivt, målrettet og planmessig med bærekraft. Bærekraftig forretningsdrift er definert som forretningsdrift som balanserer økono-miske, sosiale og miljømessige forhold. KBN skal bidra til å fremme respekt for klima, miljø, grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Videre skal KBN bidra til å ivareta mangfold, likestilling, ikke-diskriminering og etikk, samt forebygge korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet. KBN skal regelmessig gjennomføre risikobaserte aktsomhetsvurde-ringer. Det er krav både til egen virksomhet og til leverandører.
De etiske retningslinjene setter standarden for hvordan ansatte skal utføre sitt arbeid og for-holde seg til kolleger og eksterne.
Retningslinjene for leverandørstyring fastsetter at kjøpsprosesser skal bidra til å fremme KBNs mål om bærekraftig forretningsdrift. Kjøpene skal bidra til å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, likestilling, mangfold, etikk og sosiale forhold, i tillegg til miljø- og klimahensyn. Anskaffelsesprosessene skal dessuten sikre KBN en rimelig oversikt over leverandørers bruk av underleverandører og at KBNs bærekraftsmål fremmes også i leverandørkjeden. Retningslinjenes krav avhenger av kjøpets estimerte verdi. Høy kontraktsverdi stiller strengere krav til innkjøpsprosessen enn lav kontraktsverdi.
Gjennom etiske krav til leverandører krever KBN respekt for menneskerettigheter og anstendi-ge arbeidsforhold i hele leverandørkjeden. Kravene er basert på sentrale FN- og ILO-konvensjoner. Kravene skal inngå i avtaler med en anslått verdi over 100 000 kroner. For kjøp med en anslått verdi over 1 mill. kroner skal KBN tilstrebe å benytte bærekraftskrav som går ut over minimumskravene, enten som kvalifikasjonskrav, vurderingskriterier eller kontraktskrav.
Varslingskanaler og klagemekanismer
Ansatte i KBN kan varsle om kritikkverdige forhold til nærmeste leder eller til etterlevelses-funksjonen. Hvis ansatte ønsker å varsle anonymt, har KBN også en varslingskanal som driftes av en ekstern leverandør. De ansatte har enkel tilgang til informasjon om dette på intranettet.
KBN har en egen informasjonsside for eksterne som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold i selskapet. Eksterne kan varsle til etterlevelsesfunksjonen eller via den eksterne kanalen.
Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger
Innkjøp og avtaler
I forbindelse med innføringen av DORA-loven 1. juli 2025 er avtalene med kritiske IT-leverandører reforhandlet og tilpasset lovkravene. I tillegg er vesentlige underleverandører til kritiske IT-leverandører kartlagt. Det pliktige leverandørregisteret er oppdatert med levererandører og underleverandører og vil rapporteres til Finanstilsynet første gang i mars 2026.
For kjøp under 100 000 kroner vil forholdsmessighetsprinsippet ha stor betydning for hvilke tiltak som iverksettes. KBNs påvirkningsmulighet avhenger av kontraktens størrelse i forhold til leverandørens omsetning. Ved mindre kjøp er ofte antallet leverandører stort nok til at KBN kan velge leverandører med lav sannsynlighet for brudd.
I 2024 kartla KBN leverandørene basert på de tre faktorene bransje, geografisk tilhørighet og det konkrete produktet eller tjenesten som leveres. Prosessen avdekket tre leverandører som på generelt grunnlag hadde økt iboende risiko for brudd på retten til et anstendig arbeidsfor-hold. Disse tre leverandørene er fulgt opp i 2025.
KBN vurderer at de aktuelle leverandørene har dokumentert godt at risikoen for eventuelle brudd er lav. Det er typisk få leverandører som erstattes gjennom et år, og KBN har ikke funnet grunnlag for en ny generell kartlegging i 2025.
Ved utgangen av 2025 hadde KBN om lag 160 kontrakter med leverandører hvor kontraktsver-dien oversteg 100 000 kroner. Ca. 75 pst. av disse leverandørene var norske. En tredel av dem igjen var selv omfattet av åpenhetsloven, og KBN anser disse for å ha svært lav sannsynlighet for brudd på åpenhetslovens områder. Nær 90 pst. av leverandørene KBN har hatt fokus på, herunder alle utenlandske, opererer i finanssektoren eller leverer tjenester til sektoren. Blant de resterende 10 pst. av leverandørene har KBN kjøpt varer og tjenester fra norske selskaper innen bransjer som service, kommunikasjon og arrangementer. Basert på vurderingen fra 2024 og generell oppfølging gjennom 2025 har ikke KBN funnet grunnlag for nærmere undersøkelser i 2025.
Med utgangspunkt i arbeidet KBN har utført i 2025, leverandørenes bransjer og geografiske tilhørighet og typen varer og tjenester KBN kjøper, anser KBN den generelle risikoen for brudd på områdene åpenhetsloven regulerer som lav.
Videre arbeid
I forbindelse med innføringen av DORA-regelverket, vil KBN i 2026 arbeide med å forbedre oversikten over IT-tjenesteleverandører og deres leverandørkjeder gjennom etablering av et sentralt avtalearkiv.
Egne ansatte
Alle ansatte i KBN skal ha gode arbeidsforhold. KBN skal ha en inkluderende kultur hvor alle ansatte har like rettigheter og muligheter og møtes med respekt. KBN aksepterer ikke mob-bing, trakassering eller diskriminering. Personalhåndboken gir praktisk informasjon knyttet til arbeidsforholdet og beskriver hvordan KBN systematisk arbeider for et forsvarlig arbeidsmiljø.
Høsten 2024 flyttet KBN til nye lokaler på Filipstad brygge. Lokalene har gjennom det første året fungert svært godt, og endringen oppleves som positiv for de ansatte.
KBN har et arbeidsmiljøutvalg (AMU) som er et frittstående, besluttende og rådgivende organ som ivaretar samarbeidet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Hovedoppgaven til AMU er å bidra til et forsvarlig arbeidsmiljø. Utvalget hadde regelmessige møter i 2025 og gjennomførte risikovurderinger av helse, miljø og sikkerhet i tillegg til en vernerunde. Det var ingen registrer-te ulykker eller alvorlige skader i arbeidstiden, i forbindelse med reiser til eller fra arbeid eller med tjenestereiser. Det ble ikke meldt skader eller ulykker til Arbeidstilsynet.
Gjenoppretting og erstatning
KBN har ikke avdekket forhold som gir grunnlag for gjenoppretting og erstatning.
Kommunikasjon og åpenhet
KBN skal være åpen om vurderingene foretaket gjør i leverandørkjeden og skal rapportere om tiltak og utfordringer gjennom rapporter og henvendelser. For mer informasjon om KBNs arbeid med bærekraft, se siste tilgjengelige årsrapport.
KBN har en informasjonskanal hvor publikum kan kontakte KBN om åpenhetsloven. I 2025 mottok KBN én informasjonsforespørsel. Behandlinger følger en fastsatt rutine.
Innledning
Denne redegjørelsen beskriver hvordan Kommunalbanken AS (KBN) jobber med aktsomhetsvurderinger, tiltak og oppfølging av avdekket risiko. Redegjørelsen dekker perioden for regnskapsåret 2024.
KBN utfører aktsomhetsvurderinger i henhold til lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold av 1. juli 2022 (åpenhetsloven).
Om KBN
KBN er et kredittforetak, definert som systemviktig av norske myndigheter, med hovedoppgave å tilby lån til norske kommuner og fylkeskommuner. Lånene brukes til å finansiere en rekke ulike velferdsinvesteringer, for eksempel skoler, barnehager, sykehjem, vann og avløp. KBN er heleid av den norske stat ved Kommunal- og distriktsdepartmentet. Staten begrunner sitt eierskap i Kommunalbanken med å tilby stabil, langsiktig og effektiv finansiering til kommunesektoren. Statens mål som eier er høyest mulig avkastning over tid innenfor bærekraftige rammer. KBN har om lag 90 ansatte og kontor sentralt i Oslo.
For å lese mer om vår virksomhet og organisering, se vår Årsrapport 2024.
Styrende dokumenter
Styrende dokumenter fastsetter hvordan vi skal arbeide med bærekraft og etterleve våre forpliktelser. Våre overordnede retningslinjer for bærekraft er vedtatt av styret og dermed på det øverste nivået av styrende dokumenter. Retningslinjene fastslår at bærekraft skal være en integrert del av KBNs kjernevirksomhet, strategiprosess og virksomhetsplan. KBN skal arbeide aktivt, målrettet og planmessig med bærekraft. Bærekraftig forretningsdrift er definert som forretningsdrift som balanserer økonomiske, sosiale og miljømessige forhold, som bidrar til å fremme respekt for klima og miljø, grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, ivaretar mangfold, likestilling, ikke-diskriminering og etikk samt forebygger korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet både i egen forretningsvirksomhet og hos leverandører og forretningspartnere.
De overordnede retningslinjene for bærekraft fastsetter at KBN regelmessig skal gjennomføre risikobaserte aktsomhetsvurderinger for å kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen forretningsvirksomhet, og blant leverandører og forretningspartnere. Retningslinjene er vedtatt av styret.
I KBNs etiske retningslinjer, som setter den etiske standarden som ansatte skal utvise i sitt arbeid og i omgangen med kolleger og eksterne, er det fastsatt at KBN skal medvirke til bærekraftig samfunnsutvikling og langsiktig verdiskapning gjennom ansvarlig forretningsdrift som ivaretar miljømessige, sosiale og styringsmessige forhold. Våre overordnede retningslinjer for leverandørstyring fastsetter at innkjøpsprosesser skal innrettes slik at de bidrar til å fremme KBNs mål om bærekraftig forretningsdrift. Dette innebærer at innkjøp skal bidra til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger der det er relevant. Innkjøp skal fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, likestilling, mangfold, etikk og sosiale forhold. Innkjøp skal gjennomføres på en måte som sikrer KBN rimelig oversikt over leverandørers og underleverandørers bruk av underleverandører og at KBNs bærekraftsmål fremmes også i leverandørkjeden. De overordnede retningslinjene for leverandørstyring er vedtatt av styret.
Administrerende direktør fastsetter utfyllende retningslinjer innenfor rammen av styrets overordnede retningslinjer. Utfyllende retningslinjer for innkjøp angir nærmere krav til gjennomføring av innkjøp. De utfyllende innkjøpsretningslinjene har ulike krav for ulike innkjøpsnivåer avhengig av estimert verdi på kjøpet. Høyere kjøpsverdi innebærer strengere krav til innkjøpsprosess og dermed også strengere krav til inkludering og ivaretakelse av bærekraft i innkjøpsprosessen. KBN har et eget sett med etiske krav til leverandører som omfatter krav om respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold og er basert på sentrale FN- og ILO konvensjoner. De etiske kravene skal etter de utfyllende innkjøpsretningslinjene inngå i alle avtaler med en anslått verdi som overstiger kroner 100.000. For alle innkjøp med en anslått verdi som overstiger kroner 1.000.000 skal innkjøper tilstrebe å benytte bærekraftskrav som går ut over minimumskravene i de etiske kravene som enten kvalifikasjonskrav, vurderingskriterier eller kontraktskrav. I KBN har hver enkelt avdelingsdirektør ansvar for innkjøp og oppfølging av leverandører i sin avdeling.
KBNs retningslinjer for ansvarlige investeringer (Guidelines for Sustainable Investments) sikrer at ESG faktorer inkluderes i KBNs investeringsbeslutninger. Etter retningslinjen skal det gjennomføres en tredelt vurdering av bærekraftskrav som resulterer i en trafikklys-kategorisering. KBNs kredittstrategi for utlånsvirksomheten og prinsipper for kredittvurdering av låntakere sikrer at ESG kriterier inngår i kredittvurderinger av KBNs kunder.
Varslingskanaler og klagemekanismer
Ansatte kan varsle om kritikkverdige forhold til nærmeste leder eller til compliancefunksjonen i KBN. I tilfeller hvor ansatte ikke ønsker å varsle internt, kan det varsles eksternt via KBNs varslingskanal. Varslingskanalen driftes av ekstern leverandør slik at varsling kan skje anonymt.
For eksterne som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold i KBN er det en egen informasjonsside på KBNs hjemmeside. Eksterne kan varsle til compliancefunksjonen i KBN eller benytte KBNs eksterne varslingskanal som driftes av ekstern leverandør.
Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger
Innkjøp og avtaler
KBN har i 2024 gjennomgått avtaler med leverandører og oppdatert risikovurderingen av avtaleforholdene og leverandørene basert på en rutinebeskrivelse for vurdering av leverandørkjede og forretningspartnere som igjen er basert på OECD sine retningslinjer. Avtalearkivet besto, på oppdateringstidspunktet, av 88 avtaler. Avtaleforholdet og leverandøren ble vurdert basert på de tre faktorene bransje, geografisk tilhørighet og det konkrete produktet eller tjenesten som leveres. Vurderingen ble gjennomført for alle innkjøp med en estimert verdi som overstiger kroner 100.000 eller som innebærer en løpende forpliktelse. For kjøp med en estimert verdi under 100.000 kroner uten løpende forpliktelser, er det ikke krav til at det inngås særskilt avtale. Dette er i utgangspunktet standardiserte kjøp hvor KBN ikke antas å ha noe særlig påvirkningsmulighet, eksempelvis bestillinger i forbindelse med reisevirksomhet som fly, tog- eller bussbilletter, overnatting eller varer som bestilles direkte fra leverandørens hjemmesider. For disse kjøpene gjennomføres det ikke risikokartlegging eller oppfølging basert på en risikobasert tilnærming. Overordnede retningslinjer for leverandørstyring gjelder likevel for disse kjøpene og det er dermed opp til den enkelte innkjøper å innrette disse innkjøpsprosessene slik at de fremmer KBNs mål om bærekraftig forretningsdrift og hensyntar våre leverandørforventninger.
Bransje er vurdert ut fra kjente faktorer og risikoer for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter som høy andel ufaglært arbeidskraft, høy andel utenlandsk arbeidskraft, at det er innført minstelønn ved allmenngjøringsforskrifter eller at det er kjent høyt arbeidspress eller utfordringer med likestilling og mangfold. Geografisk risiko er vurdert for leverandører som ikke er etablert i Norge eller et annet skandinavisk land der geografisk risiko som utgangspunkt er lav. For disse leverandørene er risiko vurdert ved bruk av indikatorer ved bruk av risikokildene: The US Department of Labour; List of Goods Produced by Child Labour or Forced Labour, ITUC – The International Trade Union Confederacy – Annual Survey of Violations of Trade Union Rights (Global rights index) og Corruption perception index som angitt i tabellen nedenfor.
|
Risikokilde |
Ingen/lav |
Lav til medium |
Medium |
Medium til høy |
Høy/svært høy |
|
1. The US Department of Labour; List of Goods Produced by Child Labour or Forced Labour |
N/A |
Landet står oppført (med andre bransjer/produkter) |
Landet vurderes som moderat |
Landet står oppført med liknede bransjer/produkter |
Produkt/komponent/råvare står oppført |
|
2. ITUC – The International Trade Union Confederacy – Annual Survey of Violations of Trade Union Rights |
Landet har verdi 1 |
Landet har verdi 2 |
Landet har verdi 3 |
Landet har verdi 4 |
Landet har verdi 5 |
|
3. Corruption perception index |
Landet har score 80 eller mer |
Landet har score 60 - 80 |
Landet har score 40 - 60 |
Landet har score 20 – 40 |
Landet har score 20 eller mindre |
Det konkrete produktet eller tjenesten er vurdert med utgangspunkt i direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) sin høyrisikoliste.
I tillegg er det undersøkt om leverandøren selv er omfattet av åpenhetsloven og om de har offentliggjort redegjørelse for deres arbeid med aktsomhetsvurderinger. Dette gir oss en samlet vurdering av risikoen for brudd på menneskerettigheter hos de ulike leverandørene. Avtaleforholdet risikoklassifiseres etter risikoklasse lav, medium og høy.
Ut fra de 88 leverandørene i avtalearkivet ble tre avtaleforhold klassifisert med høy risiko. De tre leverandørene som ble klassifisert med høy iboende risiko gjaldt leverandør av kaffe, leverandør av renholdstjenester og leverandør av kantinetjenester. For to av de tre bransjene er det innført minstelønn ved allmenngjøringsforskrifter, noe som innebærer påseplikt for KBN. Det gjelder renhold og kantinetjenester.
Vi har i 2024 etablert en rutinebeskrivelse med tilhørende sjekklister for informasjons- og påseplikt for å sikre at KBN påser etterlevelse av lønns- og arbeidsvilkår for avtaler som innebærer arbeidsutførelse innenfor virkeområdet til en allmenngjort tariffavtale. Rutinebeskrivelsen innebærer for det første krav til innhold i avtalen med leverandørene. Avtaler med leverandører som manglet slike krav ble oppdatert. Rutinebeskrivelsen innebærer videre plikt til å gjennomføre undersøkelser av at leverandøren tilbyr lønns- og arbeidsvilkår i henhold til allmenngjøringsvedtaket. Vi har gjennomført påseplikt hos både renholdsleverandør og kantineleverandør hvor vi har kontrollert arbeidsavtaler, lønnsslipper og timeregistrering. For renholderne er det kontrollert at renholder bærer HMS-kort og at HMS-kortet er gyldig. For kantineleverandør og kaffeleverandør har vi innhentet ytterligere opplysninger om råvareleddet gjennom egenrapporteringsskjema. Det ble ikke avdekket faktiske brudd.
Det er i 2024 ikke gjennomført særlige tiltak for oppfølging av leverandørene med lav eller medium risikoklasse.
Videre arbeid
Som følge av nye regulatoriske krav for inngåelse og oppfølging av IT-tjenesteavtaler vil det i 2025 pågå et større arbeid med å etablere rutiner for vurdering og risikoklassifisering av nye avtaleforhold, registerføring og oppfølging av leverandører. I den forbindelse vil det pågå et større arbeid med oppdatering av gjeldende retningslinjer og rutiner for innkjøp og leverandøroppfølging. Det vil også etableres et samlet avtaleregister i et system hvor også innkjøp og leverandøroppfølging samles, noe som vil gi bedre oversikt og informasjon om gjennomførte innkjøpsprosesser og leverandøroppfølgingsaktiviteter.
Egne ansatte
KBN legger vekt på at alle ansatte skal ha gode arbeidsforhold. KBN skal ha en inkluderende kultur hvor alle ansatte har like rettigheter og muligheter og møtes med respekt. KBN aksepterer ikke mobbing eller trakassering av noe slag eller diskriminering og trakasserende atferd. Personalhåndboken gir praktisk informasjon knyttet til arbeidsforholdet og beskriver hvordan KBN systematisk arbeider for et forsvarlig arbeidsmiljø.
KBN har et arbeidsmiljøutvalg (AMU) som er et frittstående, besluttende og rådgivende organ som ivaretar samarbeidet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker i KBN. Hovedoppgaven til AMU er å bidra til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Utvalget hadde regelmessige møter i 2024 og gjennomførte risikovurdering av helse, miljø og sikkerhet i tillegg til vernerunde. Det var ingen registrerte ulykker eller alvorlige skader i arbeidstiden, i forbindelse med reiser til eller fra arbeid eller tjenestereiser. Det ble ikke meldt skader eller ulykker til Arbeidstilsynet. I august 2024 flyttet KBN hovedkontor til et bygg med bedre forhold for lys, luft og temperatur sammenlignet med tidligere. I desember 2024 ble det gjennomført en vernerunde med fokus på blant annet arbeidsmiljø, diskriminering, trakassering eller seksuell trakassering. Resultatet fra vernerunden viser gode resultater med hensyn til det psykososiale arbeidsmiljøet, og ingen hendelser av diskriminering eller trakassering.
Les mer om hvordan vi jobber med likestilling og mot diskriminering i vår rapport om aktivitets- og redegjørelsesplikt.
Motparter og likviditetsstyring
KBN har en strategi for likviditetsporteføljen som også hensyntar ESG-relatert risiko, og har retningslinjer, eksklusjonskriterier og systemer for rutinemessig ESG- og Norm-based research (NBR)-screening av porteføljen. Eksklusjonskriteriene omfatter selskaper innen tobakk, alkohol, cannabis, gambling, pornografi og kontroversielle våpen. NBR involverer undersøkelse av motparters involvering i bekreftede eller påståtte brudd på internasjonale prinsipper og standarder, som menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljøvern. ESG-rating av motparter er en trafikklysevaluering av miljømessige, sosiale og styringsmessige faktorer, hvor motparter som klassifiseres i gul kategori settes til overvåkning, mens de som klassifiseres i rød kategori ekskluderes.
Gjenoppretting og erstatning
Det er ikke avdekket at KBN har forårsaket eller medvirket til brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden, i egen virksomhet eller hos våre forretningspartnere.
Dersom det oppdages at KBN direkte har forårsaket eller medvirket til brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, i vår leverandørkjede eller hos våre forretningspartnere, vil vi iverksette tiltak slik at de ansvarlige for bruddet retter opp forholdet og sørger for kompenserende tiltak.
Kommunikasjon og åpenhet
Vi skal være åpne om de vurderingene som gjøres i vår leverandørkjede og av våre forretningspartnere, og rapportere om tiltak og utfordringer gjennom våre rapporter og henvendelser. For mer informasjon om KBNs arbeid med bærekraft se årsrapporten som er tilgjengelig på våre nettsider.
KBN har en informasjonskanal på våre hjemmesider hvor enhver kan kontakte KBN for henvendelser angående åpenhetsloven. I 2024 mottok vi ingen henvendelser om informasjonsforespørsler. For å sikre at eventuelle informasjonsforespørsler blir fanget opp riktig sted i organisasjonen gjennomførte vi opplæring og publiserte en nyhetssak på intranettet for å øke bevissthet rundt hva en informasjonsforespørsel etter åpenhetsloven er og hvordan det skal behandles i KBN. Informasjonsforespørsler behandles i tråd med fastsatt rutinebeskrivelse for behandling av informasjonsforespørsler.
Innledning
Denne redegjørelsen beskriver hvordan Kommunalbanken AS (KBN) jobber med aktsomhetsvurderinger, tiltak og oppfølging av avdekket risiko. Redegjørelsen dekker perioden for regnskapsåret 2023.
KBN utfører aktsomhetsvurderinger i henhold til lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold av 1. juli 2022 (åpenhetsloven).
Om KBN
KBN er et kredittforetak, definert som systemviktig av norske myndigheter, med hovedoppgave å tilby lån til norske kommuner og fylkeskommuner. Lånene brukes til å finansiere en rekke ulike velferdsinvesteringer, for eksempel, skoler, barnehager, sykehjem, vann og avløp. KBN er heleid av den norske stat ved Kommunal- og distriktsdepartmentet. Staten begrunner sitt eierskap i Kommunalbanken med å tilby stabil, langsiktig og effektiv finansiering til kommunesektoren. Statens mål som eier er høyest mulig avkastning over tid innenfor bærekraftige rammer. KBN har om lag 90 ansatte og kontorer sentralt i Oslo.
For å lese mer om vår virksomhet og organisering, se vår årsrapport for 2023 som er publisert på Finansielle rapporter - KBN.
Styrende dokumenter
Styrende dokumenter fastsetter hvordan vi skal arbeide med bærekraft og etterleve våre forpliktelser. Våre overordnede retningslinjer for bærekraft er vedtatt av styret og dermed på det øverste nivået av styrende dokumenter. Retningslinjene fastslår at bærekraft skal være en integrert del av KBNs kjernevirksomhet, strategiprosess og virksomhetsplan. KBN skal arbeide aktivt, målrettet og planmessig med bærekraft. Bærekraftig forretningsdrift er definert som forretningsdrift som balanserer økonomiske, sosiale og miljømessige forhold, som bidrar til å fremme respekt for klima og miljø, grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, ivaretar mangfold, likestilling, ikke-diskriminering og etikk samt forebygger korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet både i egen forretningsvirksomhet og hos leverandører og forretningspartnere.
De overordnede retningslinjene for bærekraft fastsetter at KBN regelmessig skal gjennomføre risikobaserte aktsomhetsvurderinger for å kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen forretningsvirksomhet, og blant leverandører og forretningspartnere. Retningslinjene er vedtatt av styret.
Bærekraftig forretningsdrift gjennomsyrer KBNs styrende dokumenter. I våre etiske retningslinjer, som setter den etiske standarden som ansatte skal utvise i sitt arbeid og i omgangen med kolleger og eksterne, er det fastsatt at KBN skal medvirke til bærekraftig samfunnsutvikling og langsiktig verdiskapning gjennom ansvarlig forretningsdrift som ivaretar miljømessige, sosiale og styringsmessige forhold. Våre overordnede retningslinjer for innkjøp fastsetter at innkjøpsprosesser skal innrettes slik at de bidrar til å fremme KBNs mål om bærekraftig forretningsdrift. Dette innebærer at innkjøp skal bidra til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger der det er relevant. Innkjøp skal fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, likestilling, mangfold, etikk og sosiale forhold. Innkjøp skal gjennomføres på en måte som sikrer KBN rimelig oversikt over leverandørers og underleverandørers bruk av underleverandører og at KBNs bærekraftsmål fremmes også i leverandørkjeden. De overordnede retningslinjene for innkjøp er vedtatt av styret.
Administrerende direktør fastsetter utfyllende retningslinjer innenfor rammen av styrets overordnede retningslinjer. Utfyllende retningslinjer for innkjøp angir nærmere krav til gjennomføring av innkjøp. De utfyllende innkjøpsretningslinjene har ulike krav for ulike innkjøpsnivåer avhengig av estimert verdi på kjøpet. Høyere kjøpsverdi innebærer strengere krav til innkjøpsprosess og dermed også strengere krav til inkludering og ivaretakelse av bærekraft i innkjøpsprosessen. KBNs rutinebeskrivelse for kontrakts- og leverandøroppfølging fastsetter at bærekraft og samfunnsansvar skal være et tema for årlige faste oppfølgingsmøter med leverandører.
KBNs retningslinjer for ansvarlige investeringer (Guidelines for Sustainable Investments) sikrer at ESG faktorer inkluderes i KBNs investeringsbeslutninger. Etter retningslinjen skal det gjennomføres en tredelt vurdering av bærekraftskrav som resulterer i en trafikklys-kategorisering. KBNs kredittstrategi for utlånsvirksomheten og prinsipper for kredittvurdering av låntakere sikrer at ESG kriterier inngår i kredittvurderinger av KBNs kunder.
Varslingskanaler og klagemekanismer
Ansatte kan varsle om kritikkverdige forhold til nærmeste leder eller til compliancefunksjonen. I tilfeller hvor ansatte ikke ønsker å varsle internt, kan det varsles eksternt via KBNs varslingskanal. Varslingskanalen driftes av ekstern leverandør slik at varsling kan skje anonymt.
For eksterne som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold i KBN er det en egen informasjonsside på KBNs hjemmeside. Eksterne kan varsle til compliancefunksjonen i KBN eller benytte KBNs eksterne varslingskanal som driftes av ekstern leverandør.
Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger
Innkjøp og avtaler
I KBN har hver enkelt avdelingsdirektør ansvar for innkjøp og oppfølging av leverandører i sin avdeling. I 2023 kjøpte KBN varer og tjenester for om lag 170 MNOK. De største innkjøpskategoriene er IT-tjenester, konsulenttjenester, bank, pensjons- og forsikringstjenester, tjenester fra finansiell infrastruktur (bank- og depottjenester, clearingtjenester, m.v.), IT-utstyr og revisjonstjenester.
KBN har et sett leverandørforventninger med målsetninger knyttet til miljømessige faktorer, sosiale faktorer og styringsmessige faktorer. Forventningene omfatter blant annet at leverandørene våre har en strategi for og arbeider systematisk for å sikre mangold og likestilling i egen virksomhet, at de ivaretar arbeidstakerrettigheter i egen virksomhet og velger leverandører som gjør det samme og at de kjenner og innhenter nødvendig informasjon om sine leverandører for å vurdere dem, herunder setter ESG-krav til disse og følger opp gjennom sine leverandørkjeder.
Mer om våre leverandørforventninger er tilgjengelig på våre nettsider
Leverandørforventningene operasjonaliseres gjennom minimumskrav og vurderingskriterier i våre tilbudsforespørsler. KBN har også et sett med kontraktskrav for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som vi benytter i våre avtaler. Kontraktskravene omfatter krav om respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold og er basert på sentrale FN- og ILO konvensjoner.
Kartleggingen av KBNs leverandører og kjøp av tjenester og produkter viser at det kan være iboende risiko for brudd på menneskerettigheter og/eller anstendige arbeidsforhold i produksjonen av IT-utstyret som kjøpes, i hovedsak som følge av lavere etterlevelse av menneskerettigheter og/eller arbeidstakerforhold i de land der utstyret eller deler til utstyret produseres. Dette temaet vil fremover settes på dagsorden i oppfølgingen av KBNs utstyrsleverandører.
Leverandører av kantine- og renholdstjenester og håndverkstjenester kan ha høyere iboende risiko for brudd på anstendige arbeidsforhold. KBN inngår avtaler med velrennomerte selskaper med relevante godkjenninger (f.eks. renholdsleverandører godkjent av Arbeidstilsynet) og følger opp leverandørene mht. arbeids- og lønnsforhold for ansatte og selskapets underleverandører. KBN benytter statens standardavtaler som inkluderer bestemmelser om anstendige arbeidsforhold for leverandørens arbeidstakerei tillegg til egne kontraktskrav om ivaretakelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
IT-konsulenter leies inn utelukkende fra velrennomerte selskaper i Norge og Sverige, der konsulentene er ansatt i konsulentselskapene med ordnede arbeidsforhold i tråd med bestemmelsene i statens standardavtaler. Iboende risiko for brudd på arbeidstaker- og menneskerettigheter vurderes som svært lav.
Leverandøroppfølgingen har ikke avdekket faktiske brudd.
KBN flytter til nye lokaler i august 2024. Flereavtaler med høyere iboende risiko blir som følge av flytteprosessen avsluttet og erstattet med nye avtaler. Det gjelder kantinetjenester, renholdstjenester, kjøp av kontormøbler, kjøp av tekstiler som for eksempel gardiner og kjøp av kontorrekvisita. KBN har derfor hatt særlig fokus på å vurdere potensielle nye leverandører av disse tjenestene og stille krav til leverandørene i form av egnede kvalifikasjonskrav og vurderingskriterier samt sikre at det inkluderes kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden og mekanismer for oppfølging av leverandøren.
Når det gjelder mangfold og likestilling har vi særlig hatt fokus på dette ved kjøp av advokattjenester. Ved etablering av rammeavtaler for advokattjenester ble kriterier knyttet til mangfold- og likestilling aktivt brukt som vurderingskriterier i konkurransen og vi følger nøye opp leverandørene våre på dette temaet i årlige oppfølgingsmøter og også ved gjennomføring av minikonkurranser mellom rammeavtaleleverandørene. KBN har mål om å utvide dette fokuset ved innkjøp av øvrige konsulenttjenester og IT-tjenester hvor temaet er særlig relevant.
Videre arbeid
KBN har i 2023 jobbet med å oppdatere innkjøpsrammeverket. Et viktig tiltak KBN har jobbet med er å skille ut kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden i et eget pdf-dokument slik at innkjøper enklere kan sikre at slike kontraktsvilkår inkluderes i avtalen også i tilfeller hvor avtalen tar utgangspunkt i leverandørens standardvilkår. Et annet viktig tiltak KBN har jobbet med er en sentralisering av KBNs avtalearkiv i Sharepoint. Målet med sentraliseringen av avtalearkivet er at all dokumentasjon i tilknytning til avtalen skal være enkelt tilgjengelig og at varslingsfunksjonalitet og andre tekniske funksjonaliteter vil gjøre det enklere for innkjøper og avtaleeier å følge opp leverandørene sine. Arbeidet forventes ferdigstilt i Q3 2024.
Egne ansatte
KBN legger vekt på at alle ansatte skal ha gode arbeidsforhold. KBN skal ha en inkluderende kultur hvor alle ansatte har like rettigheter og muligheter og møtes med respekt. KBN aksepterer ikke mobbing eller trakassering av noe slag eller diskriminering og trakasserende atferd. Personalhåndboken gir praktisk informasjon knyttet til arbeidsforholdet og beskriver hvordan KBN systematisk arbeider for et forsvarlig arbeidsmiljø.
KBN har et arbeidsmiljøutvalg (AMU) som er et frittstående, besluttende og rådgivende organ som ivaretar samarbeidet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker i KBN. Hovedoppgaven til AMU er å bidra til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Utvalget hadde regelmessige møter i 2023 og gjennomførte risikovurdering av helse, miljø og sikkerhet og vernerunde. Det var ingen registrerte ulykker eller alvorlige skader i arbeidstiden, i forbindelse med reiser til eller fra arbeid eller tjenestereiser. Det ble ikke meldt skader eller ulykker til Arbeidstilsynet. I desember 2023 ble det gjennomført en vernerunde med fokus på blant annet arbeidsmiljø, diskriminering, trakassering eller seksuell trakassering. Resultatet fra vernerunden viste gode resultater. Det har vært gjennomført dilemmatrening for enkelte ansattgrupper med seksuell trakassering, diskriminering og varslingsrutiner som tema.
Utlån til kunder
KBN har utviklet en modell for klassifisering av den enkelte kommunes klimarisiko og integrert denne i bankens kredittvurderinger. Denne skal videreutvikles til å omfatte flere typer ESG-risiko og skal inngå som en del av kundedialogen framover.
KBN kartla i 2023 andelen kunder som har på plass rutiner for internkontroll, herunder habilitet, etikk, varslingsmuligheter og vurdering av risiko for økonomisk kriminalitet. Det ble også i kundedialogen og -oppfølgingen stilt spørsmål om kundenes krav til og oppfølging av leverandører ifm. anskaffelser av og gjennomføring av bygg- og anleggsprosjekter. I 2024 skal dette følges opp i kundedialogen med mål om økt bevissthet blant våre kunder.
Motparter og likviditetsstyring
KBN har en strategi for likviditetsporteføljen som også hensyntar ESG-relatert risiko, og har retningslinjer, eksklusjonskriterier og systemer for rutinemessig ESG- og Norm-based research (NBR)-screening av porteføljen. Eksklusjonskriteriene omfatter selskaper innen tobakk, alkohol, cannabis, gambling, pornografi og kontroversielle våpen. NBR involverer undersøkelse av motparters involvering i bekreftede eller påståtte brudd på internasjonale prinsipper og standarder, som menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljøvern. ESG-rating av motparter er en trafikklysevaluering av miljømessige, sosiale og styringsmessige faktorer, hvor motparter som klassifiseres i gul kategori settes til overvåkning, mens de somklassifiseres i rød kategori ekskluderes.
Gjenoppretting og erstatning
Det er ikke avdekket at KBN har forårsaket eller medvirket til brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden, i egen virksomhet eller hos våre forretningspartnere.
Dersom det oppdages at KBN direkte har forårsaket eller medvirket til brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, i vår leverandørkjede eller hos våre forretningspartnere, vil vi iverksette tiltak slik at de ansvarlige for bruddet retter opp forholdet og sørger for kompenserende tiltak.
Kommunikasjon og åpenhet
Vi skal være åpne om de vurderingene som gjøres i vår leverandørkjede og av våre forretningspartnere, og rapportere om tiltak og utfordringer gjennom våre rapporter og henvendelser. For mer informasjon om KBNs arbeid med bærekraft, se årsrapporten for 2023.
KBN har en informasjonskanal på våre hjemmesider hvor enhver kan kontakte KBN for henvendelser angående åpenhetsloven. I 2023 mottok vi to henvendelser om informasjonsforespørsler. Begge henvendelsene ble besvart innenfor lovens frister.
Det følgende er KBNs redegjørelse for arbeidet i 2022 ihht lovens § 5.
Forankring og organisering
I løpet av året ble åpenhetslovens forpliktelser til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger og til å redegjøre for disse inntatt i bankens overordnede retningslinje for bærekraft, vedtatt av KBNs styre. Administrerende direktør er ansvarlig for gjennomføringen av KBNs arbeid med bærekraft. Adm. direktør fastsetter utfyllende retningslinjer for bærekraft, organiseringen av arbeidet og fordeling av ansvar i administrasjonen.
Arbeid i 2022
Gjennom 2022 har det blitt utarbeidet rutiner for den praktiske gjennomføring av aktsomhetsvurdering, hvilken informasjon som skal etterspørres, behov for regelmessig overvåkning, behov for varslingskanaler/rutiner og rutiner for å gjennomføre korrigerende tiltak.
Det er gjennomført aktsomhetsvurderinger av bankens leverandører og forretningsforbindelser. Arbeidet viser at KBN, som et finansforetak med kommunal sektor som kunder, i liten grad har leverandører av produkter og tjenester som utgjør vesentlig risiko for brudd på arbeidstaker- og menneskerettigheter.
KBN har imidlertid iverksatt flere tiltak for å sikre arbeidstaker- og menneskerettigheter i leverandørkjeden. Bankens Overordnede retningslinjer for innkjøp sier blant annet at «Innkjøpsprosesser skal innrettes slik at de bidrar til å fremme KBNs mål om bærekraftig forretningsdrift i henhold til overordnet retningslinje for bærekraft. Det innebærer at innkjøp skal bidra til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger der det er relevant. Innkjøp skal fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, likestilling og mangfold, etikk og sosiale forhold. KBN skal ikke benytte leverandører som er involvert i korrupsjon eller hvitvasking. Innkjøp skal gjennomføres på en måte som sikrer KBN rimelig oversikt over leverandørers og underleverandørers bruk av underleverandører, og at KBNs bærekraftsmål fremmes også i leverandørkjeden.»
I KBNs standard kontraktsvilkår med leverandører er det uttrykt en rekke krav angående arbeidstaker- og menneskerettighterer. Blant annet forplikter våre leverandører seg til å:
- Ivareta sitt samfunnsansvar, herunder knyttet til klima og miljø, mangfold og likestilling og annet sosialt ansvar i eget selskap og hos våre underleverandører og samarbeidspartnere.
- Respektere grunnleggende menneskerettigheter og ivareta anstendige arbeidsforhold.
- Ikke selv eller gjennom mellommenn tilby eller gi noen form for utilbørlig fordel eller tjeneste for å oppnå fordeler eller påvirke offentlig ansatt eller annen tredjepart i sin tjenesteutførelse.
- Jobbe aktivt for å redusere sitt klimafotavtrykk. § Praktisere åpenhet om skattebetaling og andre betalinger til myndigheter i hver jurisdiksjon hvor Leverandøren driver virksomhet.
- Årlig rapportere resultater av sitt arbeid med samfunnsansvar.
Videre har KBN utarbeidet et eget forventningsdokument til alle våre leverandører der vi uttrykker en forventning om at alle aktører som leverer varer og tjenester til KBN arbeider systematisk med bærekraft, og bidrar til å løse samfunnets sosiale, økonomiske og miljømessige utfordringer.
Det er etablert en intern varslingsrutine i KBN for å fange opp og håndtere eventuelle henvendelser for å ivareta informasjonsplikten. Under «Kontakt oss» på bankens nettsider er det oppgitt hvilken epostadresse man skal benytte ved henvendelser om åpenhetsloven. KBN har mottatt to henvendelser i løpet av 2022 som er svart ut i henhold til fristen.